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公共事務暨校友服務室

業務職掌

輔英科技大學

公共事務暨校友服務室工作職掌及職務代理人一覽表

   

   

第一職務代理人

(務必填寫)

第二職務代理人

(如無特殊理由應填註)

備註

(無第二職務代理者應敘明理由)

分機號碼

分機號碼

分機號碼

主任

張可欣

綜理公共事務暨校友服務室

業務

公關行銷組

組長

王珏文

校友聯絡中心

組長

陳靜修

 

分機2500

分機2500

分機2500

公關行銷組組長

王珏文

1.行銷顧問聘任與業務推動

2.婚喪喜慶邀請卡簽辦

3.三節賀禮及賀卡申請及統整

4.校內活動推廣、宣傳及協辦

 (1)重大慶典如校慶、畢業典禮

 (2)院系重大活動之公關支援

5.本校對外形象、知名度、廣告通路規劃

6.辦理推展本校形象,記者會、廣告之企劃及校內外聯繫工作

7.教師評鑑績效指標評核標準認可

8.發布新聞與新聞媒體之聯繫

(1)重大慶典、研討會、演講等

(2)大型活動之新聞採訪蒐集提供行銷顧問、發佈事宜

(3)媒體接待及協助採訪事宜

(4)隨時更新記者資料、積極與媒體保持互動聯繫

(5)新聞稿網頁公告、提供各單位新聞稿及相關報導

9.學校簡介文字編輯相關業務

10.本室業務管理及進度追蹤

(1)電子公文系統收發及公共電子郵件處理

(2)各項會議資料彙整與分()辦事項

(3)ISO文件管制中心業務(含工作職掌表修訂)及法規管理

(4)年度預算編列、彙整及控管

(5)零用金及預算系統管理

11.主任及其他交辦事項

校友聯絡中心

組長

陳靜修

專案行政人員2

黃敬玲

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

分機2500

分機2500

分機2500

校友聯絡

中心組長

陳靜修

1.綜理校友聯絡中心事務

2.輔英校友、校友總會、系友會協調工作

3.規劃募款工作策略

4.尋求各界贊助及推動校友小額捐款活動

5.校友企業合作與募款專案規劃

6.主任及其他交辦事項

 

公關行銷組

組長

王珏文

組員

莊碧芬

 

分機2500

分機2500

分機2500

組員

莊碧芬

1.協助輔英校友、校友總會、系友會聯繫工作

2.召開年度校級募款委員會

3.彙整募款計畫及績效報告

4.定期召開校友企業高峰會與各項合作案推動追蹤

5.教師評鑑績效指標評核標準認可

6.執行校友電子報文字主題擬定與編輯

7.配合校慶舉辦校友回娘家及督促各學系召開系友大會

8.毎年傑出校友之遴選作業及召開傑出校友遴選會議

9.校系友會之相關業務

(1)推動成立或加強系友會及各地區校友會運作,並強化其與所屬系所及母校之關係

(2)舉辦或協助各地區校友會巡迴地區性活動

(3)協助校友總會運作

10.校友企業聯合展示會辦理

11.校友講座及總會入班宣導辦理

12.校友意見反應記錄與分辦事項

13.本室業務管理及進度追蹤:

(1)內部控制制度

(2)個資管理系統

14.主任及其他交辦事項

 

專案行政人員1

黃鈺晴

專案行政人員3

辛品儀

 

分機2500

分機2500

分機2500

 


專案行政人員1

黃鈺晴

1. 校友資料庫

(1)校友資料庫系統之規劃、更新及管理

(2)定期統計各學系校友資料更新完成率

(3)規劃校友資料庫更新活動

2. 捐募款業務

(1)繕製捐款芳名錄及捐款人之關係維護與服務

(2)協助各類捐贈儀式

(3)定期製作捐款收入明細、捐款收支結餘明細月報表

(4)開立捐款收據、針對捐款額度對捐款人表達致謝之意

(5)捐款人抵稅事宜

3.募款業務推動

(1)舉辦募款演講、培訓講習

(2)籌辦募款餐會或舉辦義賣、認購活動

(3)建立捐款檔案與運用(建立國內校友及潛力捐款者聯繫名單)

4.推廣及增加校友卡之福利、核發及其他行政服務工作

5.校友企業電子商城平台管理

6.校友服務

(1)校友成績單、畢業證書申請等校友服務代辦業務

(2)辦理校友返校及協助校友申請住宿、會議場所服務事項

(3)校友子女母校就學諮詢服務

7.主任及其他交辦事

組員

莊碧芬

專案行政人員3

辛品儀

 

分機2500

分機2500

分機2500

專案行政人員3

辛品儀

1.各社群平台資訊宣傳

2.協助校友電子報編輯與發行

3.本校官方FB管理維護及更新

4.協助公共事務暨校友服務室網頁架構規劃及資料維護更新

5.協助各類活動影片錄製及剪輯

6. 協助遴選、培訓親善大使於重大慶典活動擔任接待服務工作

7.協助各類校簡介美編設計及更新(學校簡介製作DVD、書面及校歌的介紹)

8.媒體報導搜尋、剪報、收集掃瞄及上網公告

公文收發影印、登錄存檔及送件

9.感謝狀及服務證明文號管控

10.校友生日、節慶賀卡

11.製作各類校友活動禮品及盤點禮品數量

12.慶典活動寄送邀請卡及回函收集統整

13.協助活動攝影及彙整製作校園美工圖檔並更新維護網頁內「校園影像館」照片

14.主任及其他交辦事項

專案行政人員1

黃鈺晴

組員

莊碧芬

 

分機2500

分機2500

分機2500

專案行政人員2

黃敬玲

1.各類校簡介美編設計及更新

(學校簡介製作DVD、書面及校歌的介紹)

2.媒體報導搜尋、剪報、收集掃瞄及上網公告

3.校友電子報編輯與發行

4.公共事務暨校友服務室網頁架構規劃及資料維護更新

5.各類活動影片錄製及剪輯

6. 遴選、培訓親善大使於重大慶典活動擔任接待及服務工作

7.貴賓接待與校園參觀引導

8.填寫登革熱檢查表及節能減碳自我檢查表

9.活動攝影及彙整製作校園美工圖檔並更新維護網頁內「校園影像館」照片

10.主任及其他交辦事項

專案行政人員1

黃鈺晴

組員

莊碧芬

 

分機2500

分機2500

分機2500